PKN
Protestantse Ontmoetingsgemeente Krabbendijke
 
privacyverklaring privacyverklaring

                                                       
Privacyverklaring
van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke


Datum: februari 2022


 
  1. ALGEMEEN
 
Over deze privacyverklaring
Voor de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is privacy en een veilige omgeving van groot belang. De Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten zijn volgens de kerkorde geroepen tot dienst aan de wereld waarin omzien naar elkaar, betrokkenheid met elkaar en het vormen van een gemeenschap belangrijke pijlers zijn. Deze kerk is er voor iedereen. Ook zij die geen lid zijn van deze kerk mogen meedoen, pastoraat of diaconale hulp ontvangen en op andere wijze participeren in de Protestantse Kerk in Nederland, haar gemeenten en andere organisatievormen.
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon is.

Over de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is gebonden aan specifieke in haar kerkorde vastgelegde regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de Protestantse Kerk in Nederland verbonden gemeenten om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De gemeenten en haar diaconieën bezitten rechtspersoonlijkheid.

Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke ervoor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten is eenieder die op basis van zijn/haar kerkelijke functie gegevens ontvangt op grond van ordinantie 4-2 van de kerkorde tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke diverse beleidsmatige maatregelen getroffen. Deze staan in Bijlage 1 onderaan dit document.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke de coördinatie van die waarborgen belegd bij de scriba als coördinator gegevensbescherming.

Voor informatie of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de scriba van de kerkenraad, dhr. C. Geuze:  keesmarion@zeelandnet.nl

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:
 
  1. Het recht op dataportabiliteit.
                Het recht om uw eigen persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of te verstrekken aan een andere partij.
  1. Het recht op vergetelheid.
                Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving als lid is mogelijk en de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke moet voldoen aan uw      verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te      Krabbendijke zich daar niet tegen verzetten.
  1. Recht op inzage.
                Het recht om uw persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
  1. Recht op rectificatie en aanvulling.
                Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze        niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke zich        hiertegen niet verzetten.
  1. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
  1. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
                Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten die rechtsgevolgen hebben of de betrokkene in zijn/haar aanmerkelijk belang treffen.
  1. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  2. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke via de contactgegevens hierboven vermeld. Voor uitschrijving als lid van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke vereist de kerkorde dat u een uitdrukkelijk verzoek richt aan de plaatselijke kerkenraad.
De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke zal vervolgens uw verzoek behandelen. De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke zal eerst moeten vaststellen of u daadwerkelijk bent wie u zegt dat u bent en of het recht waarop u zich beroept wel van toepassing is. Indien dat zo is heeft de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke een maand vanaf uw verzoek om aan uw verzoek te voldoen, tenzij de omstandigheden nopen tot een verlenging van de termijn tot maximaal drie maanden. Bij een dergelijke verlenging zult u een met redenen omklede verklaring daarover krijgen. De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke zal vervolgens zo goed mogelijk aan uw verzoek voldoen. Bij het voldoen aan uw verzoek moet de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke.
  1. VERWERKINGEN VANWEGE DE ALGEMENE ORGANISATIE & LEDENADMINISTRATIE
Gezien de werking van de Protestantse Kerk vindt er in de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke, in het navolgende aangeduid met “onze gemeente”, een aantal verwerkingen plaats die direct verband houden met de kerkorde. Het gaat om verwerkingen in het kader van de algemene organisatie (bijvoorbeeld verkiezingen van ambtsdragers) en de ledenadministratie. In de onderstaande tabel staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.
 
 Algemene Organisatie
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
De organisatie van de Protestantse Kerk in Nederland kent ambtelijke vergaderingen die leiding geven aan de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten. In deze ambtelijke vergaderingen zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden. De kerkorde schrijft voor dat ambtsdragers door de gemeente of door de ambtelijke vergadering worden verkozen. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Gemeenteleden kunnen namen noemen van leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Conform de in de Plaatselijke Regeling vastgestelde procedure stelt de kerkenraad aan de gemeenteleden voor welke gemeenteleden zij wil benoemen als kerkenraadslid. Mits daar geen bezwaren tegen in worden gebracht worden de voorgedragen gemeenteleden vervolgens in hun ambt bevestigd.
  • naam, voornamen c.q. voorletters
  • adres, woonplaats 
  • geslacht

 
Onze gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
en het gerechtvaardigd belang van de Protestantse Kerk in Nederland en onze gemeente om hun ambtelijke structuren vorm te geven naar hun eigen inrichtingsvrijheid.
 Ledenadministratie
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
Onze gemeente maakt gebruik van het Landelijke Ledenregistratiesysteem van de Protestantse Kerk in Nederland. Voor zover bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:
  • naam en voornamen c.q. voorletters;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres;
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat;
alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
  • doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
  • kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van onze gemeente:
  • datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
  • datum van overlijden,
  • datum van vertrek naar het buitenland,
  • datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk in Nederland en onze gemeente,
  • datum waarop de gemeenschap van betrokkene met onze gemeente en de Protestantse Kerk in Nederland geacht wordt verbroken te zijn;
  • datum van herstel van de gemeenschap met onze gemeente en de Protestantse Kerk in Nederland als bedoeld in ordinantie 9-5-6 dan wel ordinantie 10-9-9;
  • de aard van de verbondenheid met onze gemeente.
Onze gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,


en/of;
 
ter uitvoering van de overeenkomst van het lidmaatschap.








 
  1. VERWERKINGEN VANWEGE HET PLAATSELIJK LEVEN EN WERKEN VAN DE PROTESTANTSE ONTMOETINGSGEMEENTE TE KRABBENDIJKE

In het kader van het plaatselijk leven en werken verwerkt de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke, in het navolgende aangeduid met “onze gemeente”, diverse persoonsgegevens. Per verwerkingsstroom staat in onderstaande tabel om welke situatie het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag van verwerking is.
 
Situatie welke gegevens zijn erbij betrokken grondslag
Gemeenteleden ontvangen het “Contactblad”. Ook personen, de kerkenraden van de gemeenten waarmee onze gemeente samenwerkt ontvangen het “Contactblad”.
Dit “Contactblad” verschijnt ca. 1  maal per maand.
Daarnaast wordt er door onze gemeente twee wekelijks berichtgeving gedaan in “Kerkelijk Leven”.
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • adres
  • e-mailadres
Onze gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten,
haar gerechtvaardigd belang
en de uitvoering van de overeenkomst van lidmaatschap.
Er worden in het “Contactblad” en “Kerkelijk Leven” namen van zieke personen vermeld.
  • naam en voornamen c.q.   voorletters
  • adres
  • ziekenhuis of verzorgingscentrum waar de zieke verblijft
Voor het vermelden van gegevens rondom ziekte in het “Contactblad” en “Kerkelijk Leven” heeft onze gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van onze gemeente genoemd. De kerkdienst is alleen in de kerk en via internet of kerkomroep.nl te volgen.
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • adres
  • indien van toepassing gegevens rondom ziekte en gezondheid
Onze gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.
Er worden opnames van kerkdiensten zonder beeld gepubliceerd. De kerkdiensten staan voor een beperkte periode online. Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.   Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst onze gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
Bij bezoekers van onze website kunnen er
cookies worden geplaatst. Cookies
zijn kleine bestanden die op uw
apparatuur worden geplaatst,
bijvoorbeeld op een computer, telefoon
of tablet. Met cookies kan informatie
worden verzameld of opgeslagen over
het websitebezoek of over
(het apparaat van) de bezoeker.
  • IP-adres
  • Surfgedrag
  • type apparaat
Onze gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.
In het “Contactblad ”en op onze website staan(mogelijk) foto’s van bezoekers  van bijeenkomsten, die onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad van onze gemeente worden gehouden. 
  • Foto
  • onderschrift met naam
Onze gemeente verwerkt foto’s van bezoekers van een activiteit om een beeld te geven van onze gemeente. Onze gemeente heeft toestemming verkregen van de op de foto duidelijk herkenbare personen om deze in het “Contactblad” en op de website te plaatsen.
Op onze website staan gegevens van functionarissen van onze gemeente.
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • adres
  • e-mail adres
  • telefoonnummer
  • kerkelijk ambt
Onze gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om onze gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.
Gemeenteleden worden 2 maal per jaar aangeschreven voor het doen van een financiële bijdrage of toezegging: Kerkbalans en Solidariteitsfonds.
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • adres
  • geboortedatum
  • geslacht
  • e-mailadres
Om voldoende financiën te verkrijgen verzoekt de gemeente haar leden op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang  om een financiële bijdrage.
Hulpaanvragen bij de diaconie worden opgenomen in een administratie. Hulpvragen komen binnen;
  • telefonisch
  • e-mail
  • mondeling
  • brief
In de administratie worden opgenomen:
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats
  • geboortedatum en -plaats
  • geslacht
  • e-mailadres
  • telefoonnummer
  • financiële gegevens
  • nadere afspraken over de hulp
Onze gemeente en diaconie hebben tot taak om te zien naar de hulpbehoevenden in de wereld en verwerken derhalve op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en ter uitvoering van een overeenkomst tot hulpverlening deze gegevens.
Onze gemeente houdt lijsten bij van alle leden die een activiteit verrichten of willen verrichten voor onze gemeente.
  • naam en voornamen c.q. voorletters
  • adres
  • telefoonnummer
  • e-mail adres
  • ambt/functie
Voor het vermelden van gegevens van alle gemeenteleden die een activiteit verrichten heeft onze gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
 
  1. BEWAARTERMIJNEN
De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke zal de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Gegevens van leden bewaart de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaart de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke de gegevens nog twee jaar alvorens deze naar een historisch archief gaan. Soms gelden er wettelijk langere bewaartermijnen.
 
  1. DOORGIFTE AAN ANDEREN
De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke geeft alleen gegevens van haar leden door aan anderen of derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
  • Administratiekantoren
  • Bedrijven voor de verzorging van post en/of e-mails
  • Internetdiensten (zoals cloud-opslag)

De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke geeft geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.



Bijlage 1: organisatorische en beleidsmatige maatregelen voor de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens.
 

De coördinator gegevensbescherming bij de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke is de scriba
 

De kerkenraad evalueert jaarlijks het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement)
 

Alle vrijwilligers/ambtsdragers/functionarissen van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke worden bij intreding in de positie/functie/het ambt geïnformeerd over het privacybeleid van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke
 

De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke via de website en het “Contactblad”
 

De bezoekers van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke via de website
 

Vertrouwelijke gesprekken vinden plaats  in een afgezonderde ruimte.
 

De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke beveiligt gegevens (zowel op de computer, als in een kast) door een wachtwoord of een slot op de ruimte of kast.
 

De Protestantse Ontmoetingsgemeente te Krabbendijke houdt een register bij van personen die met de persoonsgegevens werken.
 

 
terug
 
 
 
 
 
  Protestantsekerk.net is een samenwerking tussen de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland en Human Content Mediaproducties B.V.